Planung/ Dienstplan erstellen

Möchten Sie einen Dienstplan erstellen, gehen Sie bitte im Hauptmenü auf folgende App:

Jetzt können Sie durch das  einen Dienstplan für Ihre Mitarbeiter erstellen.

Im neuen Pop-Up-Fenster tragen Sie bitte folgendes ein:

Hier können Sie einen neuen Mitarbeiter eintragen, in dem Sie etwas schreiben und auf erstellen gehen   oder Sie übernehmen bereits gespeicherte Mitarbeiter, durch Klicken auf den unteren rechten Pfeil .

Hier tragen Sie bitte die entsprechende Rolle ( Apotheker/ PTA/ PKA etc.) der Mitarbeiter ein, indem Sie etwas schreiben und auf erstellen gehen oder Sie übernehmen bereits gespeicherte Rollen, durch Klicken auf den unteren rechten Pfeil .

Hier tragen Sie bitte ihr Unternehmen ein, durch Klicken auf den unteren rechten Pfeil . Haben Sie mehrere Unternehmen hinterlegt, wählen Sie bitte ihr gewünschtes Unternehmen aus. Möchten Sie ein neuen Unternehmen hinzufügen, gehen Sie bitte rechts auf den grünen Pfeil .

Im neuen Pop-Up-Fenster, können Sie alle Daten zum neuen Unternehmen eintragen.

Gehen Sie bitte anschließend auf , nun ist das neue Unternehmen hinterlegt.

 oder 

Möchten Sie gerne, dass Ihr Dienstplan sich wiederholt, setzten Sie durch Klicken auf das Kästchen einen Hacken .

Anschließend werden Sie gefragt, wie oft der Dienstplan sich wiederholen soll ( alle 1/2/3... Wochen), wenn ja, haben Sie die Möglichkeit diese Wiederholung  zu speichern oder zeitlich zu begrenzen ( und Sie tragen ein, wann die Wiederholung enden soll) .

Unter Datum tragen Sie bitte das gewünschte Datum und die Uhrzeit des Dienstbeginns ein.

Die Zugewiesene Stunden zeigt die anwesenden Stunden des Mitarbeiters im Betrieb an ( Pausen sind hier nicht mit berücksichtigt), diese passen sich entsprechend an, wenn Sie die oben genannten Uhrzeiten einstellen.

Haben Sie alle Informationen eingetragen, können Sie wählen zwischen Speichern, Veröffentlichen (Ihre Mitarbeiter können den Dienstplan nun in der App einsehen) und Senden (der Dienstplan wird dann dem jeweiligen Mitarbeiter per Mail  zugesendet), Veröffentlichen oder Verwerfen/Löschen. 

Hier haben Sie haben die Möglichkeit vor Gespeicherte Schichtvorlagen zu übernehmen.  Gehen Sie dazu bitte auf Schichtvorlagen und klicken Sie auf die gewünschte Rolle, die Sie eintragen möchten. 

Dies können Sie nur machen, wenn Sie vorher unter   Schichtvorlagen gespeichert haben. 

Weitere Informationen finden Sie dazu unter  Schichtvorlagen erstellen 

Aufbau des Dienstplan

Auf der linken Seite finden Sie Ihr gesamtes Personal aufgelistet, daneben sehen Sie die entsprechende Woche mit den jeweiligen Dienstzeiten. Unten sehen Sie unter Total die Gesamtanzahl der an diesem Tag eingeteilten Mitarbeiter .

   Bei grün hinterlegte Mitarbeitern ist deren Gesamtarbeitszeit verplant z.B. 40 von 40h

    Bei weiß hinterlegten Mitarbeitern ist entweder keine Arbeitszeit eingetragen oder der Mitarbeiter ist Abwesend (Urlaub/ Krankheit - zu erkennen ist dies, in dem Sie  mit der Maus auf die entsprechende Person gehen und Ihnen ein Warndreieck  angezeigt wird).Ist ein Mitarbeiter im Urlaub, sehen Sie dies ebenfalls im Dienstplan links am pinken Dreieck  in der Dienstzeit. Wandern Sie mit der Maus auf dieses Zeichen, erscheint ein entsprechender Text, wann Ihr Mitarbeiter abwesend ist.

    Bei weiß-grün hinterlegten Mitarbeiter, ist weniger als die Gesamtarbeitszeit verplant z.B.  

Dientszeiten verschieben

Durch Anklicken und Halten einer Dienstzeit können Sie diese Zeit einfach zu einem anderen Mitarbeiter oder zu einem anderen Tag verschieben. 

Verschiedene Ansichten des Dienstplans

Im oberen Bereich rechts neben  , haben Sie die Möglichkeiten verschiedene Ansichten des Dienstplans zu wählen.

Bei   können Sie sich den heutigen Dienstplan oder per Klicken nach links und rechts den Dienstplan von gestern oder morgen anschauen.

Bei können Sie sich den heutigen Dienstplan einsehen.

Bei   können Sie den Wochendienstplan einsehen.

Bei können Sie den gesamten Monatsdienstplan einsehen.

Bei können Sie alle Dienstpläne des gesamten Jahres einsehen.

Kopieren von bestehenden Dienstplänen und veröffentlichen

Möchten Sie einen Dienstplan der letzten Woche beibehalten, gehen Sie einfach auf . Nun wird der alte Dienstplan in die neue Woche kopiert.

Soll ein Dienstplan an Ihre Mitarbeiter per Mail versendet werden, gehen Sie bitte auf den Reiter .

Ein neues Pop-Up-Fenster erscheint:

Unter  können Sie entscheiden, welche Dienstplanwochen versendet werden sollen. Klicken Sie dazu bitte in die zwei Datumszeilen und wählen Sie einen Zeitraum aus.

Sollen alle Schichten angezeigt werden, auch die Schichten, die noch nicht verteilt (Offen) sind, setzten sie dort bitte einen Hacken .

Unter  sind alle Mitarbeiter aufgelistet. Sollte ein Mitarbeiter den Dienstplan nicht erhalten, gehen Sie bitte bei der entsprechenden Person auf das , um diese zu entfernen.

Gehen Sie nun bitte auf , wenn der Dienstplan in der App für Ihre Mitarbeiter öffentlich und per Mail an Sie versendet werden soll.

Möchten Sie das der Dienstplan nur in der App öffentlich einsehbar, aber nicht versendet werden soll, gehen Sie bitte auf .

Soll der Dienstplan gelöscht werden, klicken Sie bitte auf.

Ansicht des Dienstplan:

Sie haben die Möglichkeit ihren Dienstplan in verschiedene Varianten anzuzeigen zu lassen. Dazu gehen Sie bitte oben in die schwarze Hauptliste auf den Reiter Planung..

 Nun können sie den Plan nach Ressourcen, nach Rolle oder nach Verkaufsauftrag anzeigen lassen.

Eigenen Dienstplan einsehen

Um Ihren Dienstplan einzusehen, gehen Sie bitte in der schwarzen Hauptleiste auf den Reiter .

Hier können Sie ihren aktuellen Schichtplan anschauen oder verschiedene Zeiträume zum einsehen einstellen.

 Möchte Sie Ihren Monatsplan oder Jahresplan einsehen, gehen Sie dazu bitte auf Monat oder Jahr.

Berichtswesen

Im Berichtswesen haben Sie eine Auflistung aller Mitarbeiter und deren eingeplanten Stunden. Wenn Sie auf den grünen Button  gehen, können Sie durch setzen der grünen Hacken entscheiden, was Ihnen aufgelistet werden soll. Sie können unterscheiden zwischen Anzahl der Arbeitstage, zugewiesene Stunden und/oder zugewiesene Zeit (%).

Weiterhin können Sie durch Klicken auf das die Anzeige der Stunden des gesamten Teams in verschiedene Bereiche gliedern oder durch Klicken neben einen jeweiligen Mitarbeiter   nur deren einzelnen Stunden.

Sie können die oben genannte Planungsanalyse herunterladen und/ oder speichern. Dazu gehen bitte im oberen Bereich rechts neben  auf folgenden Button  .